Delegacje pracowników z Polski do Danii

W kontekście globalizacji rynków oraz zwiększającej się współpracy międzynarodowej, przedsiębiorstwa coraz częściej szukają sposobów na rozwój i ekspansję na rynkach zagranicznych. Dla wielu polskich firm Dania, dzięki swojej stabilnej gospodarce i rozwiniętemu rynkowi pracy, jest kuszącym miejscem do świadczenia usług i realizowania projektów. Mimo to wysyłanie pracowników za granicę pociąga za sobą szereg formalności oraz obowiązków, które dotyczą zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Pracodawcy, którzy wysyłają pracowników za granicę, muszą mieć na uwadze, że są zobowiązani nie tylko do przestrzegania polskich przepisów dotyczących prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków. Należy także uwzględnić międzynarodowe regulacje związane z delegowaniem pracowników oraz koordynacją systemów ubezpieczeń społecznych. Ponadto, prawdopodobnie konieczne będzie przestrzeganie przepisów krajowych kraju, w którym pracownik będzie przebywał.

Regulacje dotyczące wysyłania pracowników do Danii

Jeśli pracujesz za granicą lub prowadzisz firmę świadczącą usługi w Danii, powinieneś być zaznajomiony z odpowiednimi przepisami prawnymi i ich przestrzegać. Jeżeli jesteś wysyłany do pracy w Danii przez zagraniczne przedsiębiorstwo, które tymczasowo świadczy tam usługi, obowiązuje cię Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę.

Pracownik delegowany w Danii ma prawo do bezpiecznych i zdrowych warunków pracy na równi z duńskimi pracownikami. Obowiązują cię również duńskie przepisy dotyczące wynagrodzenia, równego traktowania, niedyskryminacji, a także niektóre przepisy dotyczące czasu pracy. W odniesieniu do urlopu zasadniczo stosuje się przepisy twojego kraju macierzystego, jednak masz zapewnione minimalne standardy określone w duńskiej Ustawie Urlopowej.

Delegowanie pracowników jest zjawiskiem tymczasowym - odbywa się na ustalony okres i nie może przybierać formy stałej.

Pracodawca wysyłający pracownika na krótki okres ma możliwość przedłużenia delegowania maksymalnie do 18 miesięcy, składając uzasadnione powiadomienie o tym przedłużeniu. Powiadomienie to musi być złożone przed upływem 12 miesięcy delegowania. Kraj przyjmujący zwykle wymaga od pracodawcy przedstawienia uzasadnienia dla przedłużenia, jednak nie ma prawa ich podważać. Przedłużenie delegowania jest postrzegane jako obowiązek informacyjny pracodawcy, a nie jako wniosek, dlatego państwo przyjmujące nie może odmówić zgody na jego prolongatę.

Pracodawca delegujący, który złożył uzasadnione powiadomienie, jest zobowiązany do zapewnienia warunków pracy przewidzianych dla delegowania krótkoterminowego przez cały czas trwania delegacji, najwyżej do końca 18-miesięcznego okresu.

Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę

Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę implementuje dyrektywę UE odnoszącą się do delegowania pracowników. Jej celem jest zapewnienie równej konkurencji oraz ochrony praw pracowniczych podczas delegowania pracowników do innego kraju członkowskiego.

Dyrektywa zapewnia, że pracownicy delegowani do kraju będącego członkiem UE lub EOG mają zagwarantowane określone warunki pracy, które obowiązują w państwie przyjmującym.

Ustawa o delegowaniu pracowników za granicę implementuje również dyrektywę UE dotyczącą egzekwowania przepisów wykonawczych. Celem tej dyrektywy jest skuteczniejsze egzekwowanie praw zawartych w ustawie o delegowaniu pracowników oraz przeciwdziałanie nadużyciom i omijaniu przepisów.

Duńska Ustawa o Delegowaniu Pracowników z 25 marca 2011 roku, oparta na Dyrektywie 96/71, nie ustala minimalnych stawek wynagrodzenia, które polskie firmy usługowe są zobowiązane płacić swoim pracownikom delegowanym do Danii. Ustawa ta nie nakłada także obowiązku, aby przedsiębiorstwa z innych państw członkowskich UE przystępowały do układów zbiorowych z duńskimi związkami zawodowymi.

Pracodawca wysyłający i pracownik delegowany

Definicja pracownika zależy od regulacji obowiązujących w kraju, do którego jest delegowany. Praca na podstawie umowy zlecenia w innych państwach UE, EOG lub Szwajcarii jest uznawana za pracę częściowo podporządkowaną i współorganizowaną przez firmę delegującą.

Pracownik delegowany to osoba, która na stałe pracuje w innym kraju, ale została wysłana do Danii na określony czas przez swojego pracodawcę, który deleguje ją w związku z realizacją usług.

Pracownikiem delegowanym może być także obywatel państwa trzeciego, który jest zatrudniony w firmie mającej siedzibę lub stałe miejsce działalności w Polsce, pod warunkiem, że legalnie przebywa i pracuje w Polsce. Pracodawca ma prawo delegować takiego pracownika do innego kraju UE, EOG lub Szwajcarii według takich samych zasad, jak polskiego obywatela.W takiej sytuacji nalezy upewnić się, czy kraj przyjmujący nie wymaga od tego pracownika odpowiedniego tytułu pobytowego (np. odpowiedniej wizy), który uprawnia go do pracy.

Przedsiębiorca z siedzibą lub stałym miejscem działalności w Polsce, zatrudniający pracowników, ma możliwość tymczasowego kierowania ich do pracy w innym kraju Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii w ramach usług oferowanych przez swoją firmę za granicą. Taki pracodawca może zastosować delegowanie w ramach świadczenia usług w następujących przypadkach:

• W związku z wykonaniem umowy zawartej między swoim przedsiębiorstwem a firmą działającą w innym kraju.
• Do oddziału lub firmy należącej do grupy kapitałowej, w której znajduje się przedsiębiorstwo pracodawcy.

Przedsiębiorstwo, które deleguje pracowników do Danii w ramach świadczenia usług musi zarejestrować się w systemie RUT (www.virk.dk/rut), zarządzanym przez Erhvervsstyrelsen. Rejestracja powinna być dokonana najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika. Firma ma również obowiązek ponownej rejestracji oraz podania informacji o pracownikach realizujących zlecenie i miejscu świadczenia usług przy każdym nowym zleceniu.

Zagraniczne przedsiębiorstwo wysyła pracowników do Danii w następujących okolicznościach:

• Firma deleguje pracownika do Danii, w celu świadczenia usługi dla firmy lub osoby prywatnej w tym kraju.
• Firma dysponuje agencją pracy tymczasowej lub innymi rozwiązaniami, które umożliwiają wynajęcie swojego pracownika firmie użytkownikowi do pracy w Danii.
• Firma deleguje pracownika do Danii, aby pracował dla firmy, która jest częścią tej samej grupy kapitałowej lub w inny sposób związana z przedsiębiorstwem delegującym.

Aby stosować przepisy Ustawy o oddelegowaniu pracowników do pracy za granicą, konieczne jest istnienie więzi zatrudnienia pomiędzy pracownikiem a firmą, która deleguje lub udostępnia pracowników. Kolejnym warunkiem jest, aby firma delegująca miała rzeczywistą siedzibę w swoim kraju, co oznacza, że prowadzi tam znaczącą działalność gospodarczą.

Pracownik tymczasowo delegowany

Pracodawca ma prawo na czasowo oddelegować pracownika do pracy w innym kraju UE. W trakcie delegacji będzie mieć status „pracownika delegowanego”, a przysługiwać mu te same podstawowe prawa i warunki pracy, co pracownikom w kraju, w którym jest delegowany.

Pracownicy tymczasowi mogą mieć prawo do korzystania z lepszych warunków zatrudnienia niż te standardowo obowiązujące. Takie warunki mogą być ustalone przez:

• regulacje prawne państwa przyjmującego,
• powszechne układy zbiorowe,
• układy zbiorowe obowiązujące wyłącznie u pracodawcy przyjmującego, do którego został delegowany pracownik.

Bez względu na sytuację, pracodawca użytkownik jest zobowiązany do poinformowania agencji pracy tymczasowej o warunkach zatrudnienia panujących w jego firmie przed rozpoczęciem delegacji.

Jeśli prowadzisz agencję pracy tymczasowej i delegujesz pracowników za granicę, musisz zapewnić im przynajmniej takie same warunki zatrudnienia, jakie obowiązują pracowników tymczasowych w kraju przyjmującym. Ponadto, musisz stosować się do polskich przepisów regulujących świadczenie usług pracy tymczasowej oraz zatrudnianie pracowników tymczasowych.

Oddelegowanie pracowników umysłowych

W przypadku, gdy pracownik delegowany wykonuje pracę umysłową, pracodawca ma obowiązek pokrycia wszelkich kosztów związanych z podróżą i pobytem w Danii. Zasada ta ma zastosowanie, gdy pracownik jest wysyłany ze stałego miejsca pracy w Danii do tymczasowej pracy w innej lokalizacji. Praca umysłowa dotyczy typowych zadań w obszarze handlu, sprzedaży oraz prac biurowych.

Delegowanie kierowców

Przepisy dotyczące delegowania kierowców odnoszą się do pracowników zatrudnionych w firmie z siedzibą w innym kraju UE. Aby kierowca mógł zostać uznanym za delegowanego, musi realizować przewóz towarów lub pasażerów, drogową część transportu kombinowanego lub transport międzynarodowy, niemający charakteru dwustronnego, na obszarze Danii.

Delegowanie pracowników w rolnictwie

Jeśli pracownik najemny delegowany do pracy w rolnictwie lub w sektorze usług domowych ma zakwaterowanie wliczone w swoje wynagrodzenie, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia mu dobrych i nowoczesnych warunków mieszkaniowych oraz dostarczenia czystej pościeli i ręczników.

Pracodawca jest również zobowiązany do opłacenia ubezpieczenia mienia ruchomego pracownika najemnego na kwotę odpowiadającą standardowemu ubezpieczeniu majątku domowego.

Okresy delegowania pracownika do Danii

Dwa podstawowe okresy delegowania pracowników do pracy w Danii:

• Delegowanie krótkoterminowe, czyli do 12 miesięcy
• Delegowanie długoterminowe, czyli powyżej 12 miesięcy

Rodzaj delegacji (krótkoterminowa czy długoterminowa) ma wpływ na warunki pracy, które należy zapewnić pracownikowi delegowanemu.

Delegowanie długoterminowe

W przypadku delegowania pracownika na czas dłuższy niż 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po złożeniu uzasadnionego powiadomienia w kraju przyjmującym), należy zapewnić mu wszystkie warunki zatrudnienia wynikające z przepisów prawa lub powszechnie stosowanych układów zbiorowych w kraju przyjmującym, z wyjątkiem:

• przepisów odnoszących się do procedury oraz warunków zawierania i rozwiązywania umowy o pracę,
• przepisów, które dotyczą klauzul o zakazie konkurencji,
• przepisów dotyczących dodatkowych pracowniczych planów kapitałowych.

Delegowanie krótkoterminowe

Jeżeli pracownik jest delegowany na czas nieprzekraczający 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po złożeniu uzasadnionego powiadomienia w kraju przyjmującym), pracodawca ma obowiązek zapewnić mu warunki zatrudnienia zgodne z przepisami prawa lub powszechnie stosowanymi układami zbiorowymi obowiązującymi w kraju przyjmującym, w zakresie:

• minimalnych przerw na odpoczynek oraz maksymalnego wymiaru czasu pracy
• minimalnej liczby dni płatnego urlopu rocznego,
• wynagrodzenia wraz ze wszystkimi obowiązkowymi składnikami, ustalonego przez prawo krajowe lub powszechnie stosowane układy zbiorowe,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• środków ochronnych dla kobiet w ciąży, matek po porodzie oraz młodzieży poniżej 18 roku życia,
• równego traktowania kobiet i mężczyzn,
• warunków zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeśli są one zapewnione przez pracodawcę,
• dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, jeśli są one wymagane w trakcie delegacji.

Jeśli warunki zatrudnienia w Polsce są bardziej korzystne dla pracownika niż te obowiązujące w kraju przyjmującym, należy zachować polskie warunki pracy przez cały okres delegacji.

Podatki związane z oddelegowaniem pracowników do Danii

Duńska ustawa L921 dotycząca opodatkowania zatrudnienia zagranicznych pracowników weszła w życie 19 września 2012 roku. Ustawa ta ma zastosowanie w przypadku wynajmu pracowników. Duński przedsiębiorca, dla którego wykonywana jest praca, może być uznany przez duńskie organy podatkowe za tzw. „faktycznego pracodawcę” na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ustawy L921.

Termin „faktyczny pracodawca” odnosi się do przedsiębiorcy, który rzeczywiście korzysta z pracy pracownika oraz ponosi odpowiedzialność i ryzyko związane z efektami jego pracy, w przeciwieństwie do formalnego pracodawcy, z którym pracownik ma zawartą umowę o pracę.

O tzw. „międzynarodowym wynajmie siły roboczej” mówimy wtedy, kiedy pracownik, który ma umowę o pracę z jednym przedsiębiorstwem (formalnym pracodawcą), wykonuje zadania dla innego przedsiębiorcy za granicą (faktycznego pracodawcy).

Opublikowany przez duńskie organy podatkowe (SKAT) przewodnik wyjaśnia zasady stosowania nowego podatku od wynajmu zagranicznej siły roboczej. Według tego przewodnika, termin „międzynarodowy wynajem siły roboczej” dotyczy pracowników zatrudnionych przez zagraniczne firmy, którzy są delegowani do pracy dla duńskich przedsiębiorstw i wykonują zadania będące istotną częścią działalności tych duńskich firm. W kontekście międzynarodowego wynajmu siły roboczej występują trzy strony:

• Faktyczny pracodawca - duński przedsiębiorca, dla którego polski pracownik świadczy usługi.
• Formalny pracodawca - pracodawca z Polski lub innego kraju, delegujący pracowników do pracy w Danii.
• Pracownik, będący rezydentem podatkowym Polski.

Praca, która jest integralną częścią działalności duńskiego przedsiębiorcy, obejmuje zarówno zadania związane z podstawową działalnością firmy, jak i rutynowe usługi wspierające tę działalność (np. usługi księgowe, sprzątanie).

Ustawa L921 wprowadza specyficzny sposób opodatkowania wynagrodzeń pracowników zagranicznych w wysokości 35,6%, który składa się z:

• Podatku na rynek pracy, który wynosi 8% od dochodu brutto.
• Podatku od wynajmu siły roboczej w wysokości 30% po odjęciu podatku na rynek pracy.

Odpowiedzialność za pobór tego podatku spoczywa na duńskim przedsiębiorcy, który korzysta z pracy polskich pracowników. Podstawę do obliczenia podatku stanowi wynagrodzenie brutto polskiego pracownika, które dostarcza zatrudniająca go polska firma.

Duński przedsiębiorca ma obowiązek potrącenia podatku w chwili regulowania faktury za usługi świadczone przez polskiego kontrahenta. Ten obowiązek dotyczy zarówno sytuacji, gdy duńska firma zatrudnia polskich pracowników na podstawie umowy z polskim pracodawcą, jak i wtedy, gdy zatrudnienie oraz wypłata wynagrodzenia mają miejsce za pośrednictwem innego pracodawcy lub agencji pracy tymczasowej.

Duński przedsiębiorca, który potrąca podatek od wynajmu siły roboczej, co miesiąc tworzy listę pracowników świadczących na jego rzecz usługi oraz kwoty potrąconego podatku (zarówno wynagrodzenie, jak i potrącony podatek są wyrażone w koronie duńskiej według kursu wymiany z dnia potrącenia). Przedsiębiorca ma obowiązek wpłacić pobrany podatek do 10. dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano potrącenia i zapłaty faktury. Duże duńskie firmy, które stosują system zaliczek podatkowych, muszą uregulować podatek najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca rozliczeniowego.

Pracownik oddelegowany z polskiej firmy do pracy w Danii, może być zwolniony z obowiązku płacenia podatku duńskiego przez pierwsze sześć miesięcy zatrudnienia. Jeżeli jednak SKAT uzna, że został on wynajęty przez firmę duńską, taki pracownik może być zobligowany do opłacania duńskiego podatku już od pierwszego dnia pobytu. W takim przypadku obowiązuje go 8% podatek am-bidrag oraz 30% podatek dochodowy. Firma duńska ma obowiązek odprowadzenia podatku. Regulacje związane z wynajmem pracowników obowiązują bez względu na to, czy zagraniczny pracodawca posiada rejestrację podatkową w Danii.

Status rezydencji podatkowej pracownika oddelegowanego

Rezydencja podatkowa pracownika delegowanego oznacza, że pracownik ma nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce. Oznacza to, że musi zgłaszać wszystkie swoje przychody (w tym wynagrodzenie za pracę), niezależnie od miejsca ich uzyskania, o ile jest polskim rezydentem podatkowym.

Rezydencja podatkowa ustalana jest według dwóch kryteriów, z których wystarczy spełnić tylko jedno: pracownik ma w Polsce centrum swoich interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych).

Obliczanie okresów delegowania

Według oficjalnego stanowiska Komisji Europejskiej:

Okresy delegowania powinny być liczone osobno dla każdej świadczonej usługi.

Jeżeli pracownicy są delegowani przez tego samego pracodawcę, do tego samego miejsca, w celu realizacji tego samego zadania, ich okresy delegowania sumują się. Przy ocenie, czy jest to to samo zadanie w tym samym miejscu, bierze się pod uwagę charakter świadczonej usługi, rodzaj wykonywanej pracy oraz adres lub adresy jej wykonywania.

Ze względu na to, że przepisy nie precyzują dokładnie zasad ustalania okresów delegowania, przed oddelegowaniem pracownika warto sprawdzić, czy w kraju docelowym nie obowiązują szczególne regulacje dotyczące tej kwestii. Należy pamiętać, że kraje Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcaria mogą stosować odstępstwa od zasad ogólnych określonych przez Komisję Europejską.

Zasady wynagradzania pracowników delegowanych

Bez względu na to, czy delegowanie jest krótkoterminowe czy długoterminowe, wynagrodzenie pracowników delegowanych powinno być ustalane i wypłacane według tych samych zasad już od pierwszego dnia delegowania.

Wynagrodzenie pracownika delegowanego zawiera wszystkie obowiązkowe składniki, które są wymagane przez krajowe przepisy prawa lub układy zbiorowe uznane za powszechnie stosowane, lub mające zastosowanie do wszystkich lokalnych pracowników w określonym regionie lub sektorze gospodarki.

Oznacza to w praktyce, że pracodawca musi zapewnić pracownikowi delegowanemu wszystkie elementy wynagrodzenia oraz dodatki, które przysługiwałyby miejscowemu pracownikowi zatrudnionemu w tej samej branży, zawodzie i regionie. Nie znaczy to jednak, że całkowita kwota wynagrodzenia pracownika delegowanego będzie identyczna z wynagrodzeniem pracownika lokalnego, ale zasady jego obliczania oraz składniki wynagrodzenia muszą być takie same.

Zasada ta nie odnosi się do delegowania pracowników tymczasowych, których wynagrodzenie musi odpowiadać wynagrodzeniu pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika w kraju przyjmującym.

Warto pamiętać, że do wynagrodzenia pracownika delegowanego nie wlicza się kwot wypłaconych na pokrycie rzeczywiście poniesionych kosztów związanych z delegowaniem, takich jak:

• wydatki na podróż do miejsca oddelegowania i z powrotem,
• wydatki na wyżywienie i zakwaterowanie.

Koszty te są refundowane lub wypłacane pracownikowi delegowanemu niezależnie od przysługującej mu pensji i nie powinny być uwzględniane przy porównywaniu faktycznie wypłaconego wynagrodzenia z kwotami wymaganymi przez prawo kraju przyjmującego.

W Danii wysokość wynagrodzeń ustalana jest w ramach układów zbiorowych, które są negocjowane przez związki zawodowe oraz organizacje pracodawców. Nie ma tak więc ustawowo określonego minimalnego wynagrodzenia.

Świadczenia z ubezpieczenia społecznego dla pracownika oddelegowanego

W którym kraju należy opłacać składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika delegowanego w ramach świadczenia usług do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii? Zasadnicza zasada wskazuje, że pracownika może obowiązywać ustawodawstwo tylko jednego państwa.

Zazwyczaj pracownik jest objęty ubezpieczeniem w kraju, w którym wykonuje swoją pracę, co oznacza, że w trakcie delegowania powinien być ubezpieczony w kraju przyjmującym. Niemniej jednak przepisy umożliwiają opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w kraju, z którego oddelegowano pracownika, w tym przypadku w Polsce.

W trakcie okresu delegowania, pracownicy delegowani mają prawo do korzystania z usług medycznych w kraju przyjmującym. Usługi te są realizowane zgodnie z zasadami obowiązującymi w tym kraju oraz w placówkach, które mają umowę z lokalną kasą chorych (odpowiednikiem NFZ). Świadczenia można uzyskać na podstawie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). O wydanie karty EKUZ może ubiegać się pracownik delegowany bądź upoważniony przez niego pracodawca. Wniosek o wydanie karty EKUZ należy złożyć w odpowiednim oddziale NFZ, który obsługuje miejsce zamieszkania pracownika.

W przypadku, gdy pracodawca nie spełnia wszystkich wymogów, aby objąć pracownika delegowanego ubezpieczeniem w Polsce, powinien zgłosić go do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w kraju, w którym wykonuje pracę w trakcie okresu delegowania.