Reprezentacja w zakresie VAT w Danii

Przedstawicielstwo podatkowe w Danii ma wiele korzyści, które wykraczają poza samą rejestrację zagranicznego dostawcy. Przede wszystkim pozwala na zmniejszenie obciążenia związanego z obsługą podatku VAT przy imporcie oraz obniżenie kosztów administracyjnych dla zagranicznych dostawców. Duński reprezentant podatkowy działa jako pełnomocnik zagranicznego dostawcy, zapewniając ochronę jego praw i obowiązków. Ponadto, reprezentant ten przejmuje odpowiedzialność i część rozliczenia VAT związanego z przepływem towarów. Skorzystanie z pomocy przedstawiciela VAT może przynieść wiele korzyści m. in. w postaci obniżenia kosztów oraz szybszej dostawy do europejskich klientów.

Przekazywanie obowiązków związanych z podatkiem VAT przedstawicielowi podatkowemu jest powszechnie stosowane wśród firm, szczególnie zagranicznych, działających w kraju, w którym nie mają fizycznej obecności lub nie dysponują wystarczającą wiedzą na temat lokalnych przepisów dotyczących VAT.

Czym jest reprezentacja VAT?

Reprezentacja VAT jest usługą, w której jedna firma działa na rzecz innej, chcącej importować swoje produkty do Unii Europejskiej. Dzięki duńskiemu przedstawicielstwu podatkowemu możemy wspierać Twoją firmę w budowaniu konkurencyjnej pozycji na rynku UE.

Podatek VAT (podatek od wartości dodanej), to szczególny rodzaj podatku obowiązujący w Unii Europejskiej. Przepisy UE wymagają, aby firmy miały zarejestrowaną obecność w UE w celu realizacji procedur VAT w urzędzie celnym.

Przedstawicielstwo podatkowe obejmuje zarządzanie deklaracjami VAT, przekazywanie należnych kwot VAT do odpowiednich władz, oraz składanie wymaganych deklaracji sprzedaży Intrastat, jeśli jest to konieczne.

Jakie usługi obejmuje przedstawicielstwo podatkowe?

Przedstawicielstwo podatkowe obejmuje następujące usługi:

• Wsparcie zagranicznych firm w rejestracji VAT w Danii.
• Zapewnienie zgodności z przepisami VAT w kraju.
• Przygotowanie i składanie regularnych deklaracji VAT do duńskich organów podatkowych (SKAT).
• Zarządzanie płatnościami VAT, które są należne duńskim organom podatkowym w imieniu zagranicznej firmy.
• Zapewnienie zgodności z lokalnymi przepisami dotyczącymi fakturowania, zarządzania podatkiem VAT, prowadzenia ksiąg oraz raportowania i płatności VAT.
• Pełnienie roli pośrednika pomiędzy zagraniczną firmą a duńskimi organami podatkowymi.
• Wsparcie w odzyskiwaniu duńskiego podatku VAT od lokalnych zakupów, w tym przygotowywanie i składanie wniosków o zwrot VAT dla firm nierezydentów.
• Przekazywanie niezbędnych raportów i dokumentacji do duńskich organów podatkowych, w tym rocznych deklaracji oraz innych zobowiązań sprawozdawczych.
• Zarządzanie audytami oraz kontrolami podatkowymi przeprowadzanymi przez lokalne organy VAT.
• Przekazywanie obowiązków związanych z podatkiem VAT w Danii przedstawicielowi podatkowemu.

Przekazanie przedstawicielowi podatkowemu obowiązków związanych z podatkiem VAT w Danii jest kluczowe dla zabezpieczenia działalności, zmniejszenia obciążenia administracyjnego firmy oraz efektywnego zarządzania ryzykiem podatkowym. Przepisy dotyczące wewnątrzwspólnotowego i duńskiego VAT są złożone i często się zmieniają. Wymogi dotyczące składania deklaracji są powtarzalne i różnią się pod względem częstotliwości. Kary za brak zgodności z przepisami, opóźnienia oraz błędy w ocenie przepływów pieniężnych mogą szybko prowadzić do poważnych problemów finansowych.

Do obowiązków, które są najczęściej powierzane przedstawicielowi VAT, należą:

• Rejestracja VAT – zarządzanie procesem rejestracji dla podatku VAT.
• Deklaracje VAT – sporządzanie i składanie regularnych deklaracji VAT do urzędów skarbowych.
• Płatności VAT – zapewnienie terminowego uregulowania należnego podatku VAT.
• Zgodność fakturowania – dbanie o to, aby faktury spełniały lokalne wymogi dotyczące VAT.
• Prowadzenie dokumentacji – utrzymywanie dokładnych rejestrów i dokumentacji związanej z VAT.
• Komunikacja z organami podatkowymi – pełnienie roli punktu kontaktowego w przypadku zapytań podatkowych i audytów.
• Zwroty podatku VAT – obsługa procesu zwrotu VAT od kwalifikujących się wydatków.
• Cła oraz VAT importowy – w tym zastosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia, gdy jest to odpowiednie.
• Bieżąca zgodność z przepisami – monitorowanie zmian w przepisach dotyczących VAT i zapewnienie ich przestrzegania.

Rodzaje przedstawicielstwa podatkowego

Wyróżnia się dwa główne typy reprezentacji podatkowej:

1. Reprezentacja ograniczona
2. Reprezentacja ogólna

Ograniczone przedstawicielstwo podatkowe upraszcza import towarów do UE bez natychmiastowego uiszczania podatku VAT od importu, co zapewnia znaczną przewagę w zakresie płynności finansowej. Reprezentacja fiskalna z ograniczonym upoważnieniem działa wyłącznie w imieniu firmy nie będącej rezydentem w celu importu towarów i czerpania korzyści z ich późniejszej sprzedaży. Dzięki ograniczonej reprezentacji podatkowej możemy działać jako przedstawiciele podatkowi dla firm importujących towary do UE.

Uprawnienia ograniczonej reprezentacji podatkowej dotyczą wyłącznie reprezentowania firmy nie będącej rezydentem w zakresie importu towarów bez konieczności płacenia podatku VAT oraz ich późniejszej sprzedaży. Takie przedstawicielstwo jest korzystne dla różnych rodzajów działalności. Dodatkowo, ograniczona reprezentacja podatkowa wiąże się z jedną licencją, co umożliwia łatwe dodawanie nowych klientów do już istniejącej licencji.

Ogólne przedstawicielstwo podatkowe stanowi kluczowe rozwiązanie dla firm zajmujących się importem towarów do Danii, zwłaszcza w przypadkach, gdy ograniczona reprezentacja podatkowa nie jest możliwa. Zazwyczaj dotyczy to transakcji z innych państw członkowskich UE lub importu towarów spoza Unii Europejskiej. Duńskie organy podatkowe wydają zezwolenie na podstawie art. 23, które umożliwia firmom stosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia VAT od importu. Oznacza to, że podatek VAT nie musi być uiszczany w momencie importu, lecz może być rozliczany w deklaracji VAT. To zezwolenie dotyczy wyłącznie firm spoza Danii, które wyznaczyły generalnego reprezentanta podatkowego.

Generalny reprezentant podatkowy jest duńskim podmiotem odpowiedzialnym za zarządzanie wszystkimi transakcjami, jakie są związane z podatkiem VAT w imieniu zagranicznej firmy działającej na terenie Danii. Zazwyczaj tę funkcję pełnią firmy logistyczne, agenci celni, lub księgowi, gdyż zakres ich obowiązków obejmuje obsługę logistyczną i zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi VAT w Danii. Generalny reprezentant podatkowy musi przedstawić duńskim organom podatkowym poręczenie, zazwyczaj w wysokości podatku VAT, który zagraniczna firma ma do zapłacenia w danym kwartale. Odpowiedzialność przedstawiciela nie ogranicza się jednak tylko do kwoty poręczenia, ponieważ duńskie organy podatkowe mogą dokonać ponownej oceny płatności VAT za okres ostatnich pięciu lat, co może skutkować odpowiedzialnością wynoszącą nawet pięciokrotność kwoty poręczenia. W celu zminimalizowania tego ryzyka, generalni przedstawiciele podatkowi zwykle wymagają od swoich zagranicznych klientów odpowiedniego poręczenia.

Kiedy konieczne jest wyznaczenie przedstawiciela VAT w Danii?

Wymóg posiadania przedstawiciela VAT w Danii jest uzależniony od lokalizacji geograficznej przedsiębiorstwa.

Wyznaczenie duńskiego przedstawiciela podatkowego jest konieczne w przypadku, gdy firma funkcjonuje poza Unią Europejską, ale sprzedaje towary lub usługi w Danii. Taki przedstawiciel zajmie się sprawami związanymi z podatkiem VAT w tym kraju i weźmie na siebie wspólną odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe w tym zakresie.

W sytuacjach, gdy firma musi zarejestrować się do celów VAT w innym kraju z powodu prowadzonej działalności, może być konieczne wyznaczenie lokalnego przedstawiciela podatkowego.

Zazwyczaj przedstawiciel podatkowy w Danii odpowiada solidarnie za zobowiązania firmy dotyczące podatku VAT. Wiele krajów europejskich wymaga wyznaczenia lokalnego przedstawiciela dla firm spoza UE, które są zobowiązane do rejestracji VAT.

Zagraniczna firma, która prowadzi transakcje w Danii podlegające duńskiemu podatkowi VAT, może być zobowiązana do wyznaczenia reprezentanta podatkowego z siedzibą w Danii. Będzie on odpowiedzialny za realizację obowiązków firmy związanych z podatkiem VAT wobec duńskich organów podatkowych w jej imieniu. Do jego zadań należy:

• składanie deklaracji VAT,
• dokonywanie płatności VAT,
• ubieganie się o zwrot VAT
• przeprowadzanie audytów podatkowych.

Brak wyznaczenia przedstawicielstwa VAT w Danii skutkuje surowymi karami nałożonymi przez duński organ podatkowy oraz uniemożliwia firmom ubieganie się o zwrot podatku VAT.

Ponadto należy pamiętać, że europejscy partnerzy (dostawcy, klienci, platformy handlowe itp.) często odmawiają współpracy z firmami spoza Europy, które nie mają wyznaczonego przedstawiciela VAT w Danii, uznając to za zbyt ryzykowne dla swojej działalności.

Przedsiębiorstwa z siedzibą w UE, a także w Norwegii, Grenlandii, na Wyspach Owczych i Islandii mogą zarejestrować się bezpośrednio w odpowiednich lokalnych organach VAT. Nie mają obowiązku angażowania duńskiego przedstawiciela podatkowego, jednak firmy nierezydentne mogą zdecydować się na przekazanie czasochłonnego i często skomplikowanego zadania przedstawicielowi lokalnemu. Zajmiemy się wszystkimi formalnościami w języku duńskim, zapewnimy firmie adres w naszej lokalizacji, oraz zorganizujemy całą komunikację z lokalnymi organami.

Warto zaznaczyć, że koszt tej usługi jest niższy dla firm z siedzibą w UE, ponieważ nie będą one objęte wspólną odpowiedzialnością.

Kiedy firma jest zobowiązana do zarejestrowania się do VAT w Danii?

W związku z harmonizacją przepisów dotyczących podatku VAT w Unii Europejskiej, kryteria rejestracji VAT w Danii są zbliżone do tych stosowanych w innych państwach członkowskich.

Wyznaczenie duńskiego przedstawiciela VAT jest obowiązkowe dla wszystkich firm spoza Unii Europejskiej, które prowadzą transakcje opodatkowane w Danii, w tym:

• Importują towary z państw spoza UE do Danii
• Eksportują towary z Danii do państw spoza UE
• Dokonują zakupu towarów dostarczanych w Danii z państw członkowskich UE
• Dostarczają towary między firmami (B2B) z Danii do krajów UE
• Dostarczają towary i usługi między firmami a konsumentami (B2C) dla osób fizycznych w Danii, w tym za pośrednictwem platform handlowych.

Przedsiębiorcy zagraniczni mogą ukończyć rejestrację VAT w Danii poprzez wypełnienie formularza, który jest dostępny na stronie internetowej virk.dk. Po zakończeniu rejestracji przedsiębiorcy otrzymają duński numer VAT (DK-nummer), na wskazany adres korespondencyjny. Jeżeli firma ma siedzibę poza Danią i sprzedaje towary lub świadczy usługi opodatkowane w tym kraju, może być wymagane uzyskanie rejestracji VAT jako nierezydent. Ten wymóg wynika z dyrektywy UE dotyczącej podatku VAT, która zobowiązuje zagraniczne firmy do rejestracji VAT w określonych sytuacjach, aby zgłaszać transakcje podlegające opodatkowaniu oraz deklarować należne opłaty VAT.

Firmy, które w ciągu ostatnich 12 miesięcy osiągnęły przychody poniżej 50 000 DKK, nie są zobowiązane do rejestracji VAT w Danii, ale mają taką możliwość.

Jeśli przychody firmy wynoszą więcej niż 50 000 DKK, a nie jest ona jeszcze zarejestrowana jako podatnik VAT, powinna zarejestrować się jak najszybciej. Dodatkowo, przedsiębiorstwa przewidujące osiągnięcie takich przychodów powinny zarejestrować się jako podatnicy VAT nie później niż 8 dni przed rozpoczęciem działalności.

Firmy lub osoby fizyczne, które prowadzą działalność zwolnioną z podatku VAT według duńskiego prawa nie muszą się rejestrować. Należą do nich m. in.:

• usługi edukacyjne
• usługi zdrowotne - usługi medyczne i dentystyczne
• usługi finansowe - bankowość i ubezpieczenia
• działalność kulturalna, w tym niektóre formy rozrywki i sztuki
• organizacje charytatywne oferujące określone usługi społeczne.

Dodatkowo, niektóre małe gospodarstwa rolne mogą wybrać ryczałtowy system VAT zamiast standardowej rejestracji VAT, co ułatwia im spełnianie obowiązków podatkowych związanych z VAT.

Warto pamiętać, że chociaż te podmioty nie muszą rejestrować się do celów VAT, mają nadal możliwość dobrowolnej rejestracji, jeśli przynosi to korzyści ich działalności.

Zalety duńskiego przedstawicielstwa podatkowego

Głównymi zaletami reprezentacji podatkowej są:

• Reprezentacja zagranicznego dostawcy przez przedstawiciela podatkowego.
• Zmniejszenie obciążenia, jakie wiąże się z obsługą podatku VAT przy imporcie i redukcji.
• Przedstawiciel przejmuje odpowiedzialność oraz część odpowiedzialności za podatek VAT.
• Korzystanie z usług przedstawiciela podatkowego może prowadzić do obniżenia kosztów oraz szybszej dostawy do klientów w Europie.

Jako firma zagraniczna, wyznaczając reprezentanta podatkowego w Danii, możesz również skorzystać z mechanizmu odwrotnego obciążenia podczas importu. Jednak zagraniczna spółka wciąż odpowiada za swoje zobowiązania podatkowe. Wyznaczając reprezentanta podatkowego, firma może obciążyć go odpowiedzialnością za realizację tych obowiązków w jej imieniu.

Przedsiębiorstwa spoza Europy nie mogą w sposób bezpośredni rejestrować się do VAT w Danii. Zamiast tego są zobowiązane do skorzystania z usług duńskiego przedstawiciela VAT. Taki przedstawiciel, zazwyczaj lokalny przedsiębiorca, działa w imieniu firmy w relacjach z lokalnymi organami VAT. Jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności ze wszystkimi obowiązkami podatkowymi. Może więc zażądać od firmy złożenia depozytu (np. gwarancji bankowej) zanim wyrazi zgodę na jej reprezentowanie.

Oprócz spełnienia wymogu prawnego, przedstawicielstwo podatkowe stanowi prostą i ekonomiczną alternatywę dla zakupu fizycznej obecności poprzez zakładanie oddziału lub spółki córki.

Przedstawicielstwo podatkowe w Danii pozwala zagranicznym przedsiębiorcom na dostęp do duńskiego rynku bez ponoszenia kosztów oraz zmagania się z trudnościami związanymi z zakładaniem działalności, co wiązałoby się z tworzeniem struktury korporacyjnej i prowadzeniem oddzielnych procedur księgowych.

Szczególnie zagraniczna firma, która wyznaczy przedstawiciela podatkowego w Danii, nie będzie zobowiązana do płacenia podatku od osób prawnych w tym kraju.

Cały proces jest zarządzany zdalnie z zagranicy przez przedstawiciela podatkowego, który zajmuje się wszystkimi obowiązkami związanymi z podatkiem VAT nałożonymi przez duńskie organy podatkowe, w tym uzyskaniem numeru VAT oraz składaniem okresowych deklaracji i płatności VAT.

Firmy europejskie nie są zobowiązane do wyznaczania duńskiego przedstawiciela ds. podatku VAT. Mogą jednak zdecydować się na ustanowienie reprezentanta, który w ich imieniu zajmie się formalnościami podatkowymi z lokalnymi organami. W takich przypadkach nie ma konieczności przedkładania gwarancji bankowej. Firma nadal ponosi pełną odpowiedzialność za regulowanie swoich zobowiązań podatkowych.

Unikaj zbędnego ryzyka i stresu: zleć zarządzanie swoimi obowiązkami podatkowymi specjalistom.

Ważne jest, aby wszystkie firmy prowadzące działalność w Danii dokładnie oceniły swoje obowiązki dotyczące zgodności i, jeśli to konieczne, zarejestrowały się przed rozpoczęciem jakichkolwiek transakcji podlegających opodatkowaniu.

Każda firma, która dokonuje transakcji podlegających opodatkowaniu w Danii, musi zarejestrować się jako podatnik VAT, zgłaszać te transakcje i odprowadzać podatek VAT. Firmy z Unii Europejskiej mogą samodzielnie zarządzać tymi procedurami lub skorzystać z usług reprezentanta podatkowego. Z kolei firmy spoza Unii Europejskiej są zobowiązane do korzystania z usług przedstawiciela podatkowego, aby wypełnić swoje obowiązki administracyjne.